¿Qué debes saber antes de organizar un evento?

Hoy días los eventos

han marcado el comienzo de un ritmo frenético en la que las empresas han comenzado a experimentar un cambio en las formas de gestionar sus proyectos comerciales y publicitarios. La enorme preocupación de las antiguas agencias de publicidad se centraba en la televisión, la radio y la prensa escrita ya que su modelo económico consistía en la inserción de anuncios en los medios.  Este sistema ha resultado muy rentable hasta hoy día,  donde el marcado está sufriendo un cambio constante y donde aparecen grandes profesionales centrados ahora, en los medios digitales y sociales, dejando en un segundo plano, no por ello menos importante, a los medios tradicionales.

Las empresas muestran un interés creciente en cuanto a la organización y cada vez más forman parte de los pasos a seguir durante las distintas etapas. Somos las agencias de comunicación y marketing las que poco a poco dejamos que los clientes participen más en el proceso y de forma conjunta construir el evento perfecto.

¿Qué pasos debemos seguir para organizar un evento y alcanzar el éxito?

  • Es la hora de promocionar y dar toda la cobertura posible al evento. Gracias a las redes sociales podemos generar contenidos relacionados con tiempo suficiente para optimizar la estrategia y asegurar que la información llegue a tu público.
  • Si hablamos de evento externo destinado a un público abierto, la localización es fundamental. La información debe ser clara para evitar conflictos para llegar y el lugar del evento debe ser en un espacio acorde a las necesidades del proyecto. De nada sirve disponer de una sala de congresos para un pequeño proyecto, y viceversa, tener un pequeño local, o un espacio reducido para un evento que requiera de muchos recursos, asistentes, etc.
  • En los momentos previos en el proceso de organización de un evento, es muy importante conocer las necesidades de los asistentes, valorar sus opiniones, conocer sus intereses. Con la ayuda de las redes sociales podemos acceder a nuestro público y ofrecerles contenidos de su interés.
  • Las nuevas tecnologías están aportando valor y mejorando las posibilidades en los eventos. Cada día aparecen nuevas tendencias tecnológicas aplicadas a los eventos. Estas son algunas de las tecnologías que pueden aportar un mejor servicio a tus eventos.

Streaming

Poder alcanzar el mayor número de asistentes o usuarios para un evento es un gran reto para las empresas. Con este sistema de realización en directo o streaming, podemos ampliar considerablemente el alcance de los usuarios y llegar a todos los rincones del mundo. Consiste básicamente en la emisión en tiempo real de vídeo y audio por internet.

Video Mapping

Con esta tecnología conseguimos resultados muy sorprendentes y atractivos. Se trata de una proyección sobre diferentes superficies con la que se consiguen efectos de movimiento o 3D. Un espectáculo de calidad, diferente del resto de proyecciones y que deja buenas sensaciones en el público.

Pantallas Full HD y 4K

La presencia del factor audiovisual es fundamental en cualquier evento. La calidad de la imagen, acceso a diferentes conectores, opciones para diferentes formatos, etc. Las pantallas nutren hoy días los eventos y debemos tener un alto nivel de respuesta. En congresos, seminarios, presentaciones o premios se están utilizando pantallas de 80 pulgadas con las que hacen las presentaciones y distribuidos por la sala, pantallas de 60 pulgadas permiten a los asistentes visualizar el evento desde sus asientos con la mayor comodidad.

En definitiva, la grandeza de un evento que pretenda alcanzar el éxito está estrechamente relacionada con la intención de convertirlo en un espacio que favorezca la interacción personal y la comunicación interpersonal. Sin duda, la tendencia actual se centra en la organización de eventos con una fuerte actividad presencial pero sin faltar un fuerte componente, el virtual.

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